Aandacht voor het vergeten communicatiemiddel: de e-mailhandtekening

Ieder bedrijf en elke medewerker heeft er eentje, een e-mailhandtekening. Maar hoe up-to-date is deze en sluit ‘ie wel aan bij de huisstijl van het bedrijf? En welke informatie zet je er eigenlijk in? Zeker rondom de vakantieperiode is het gebruiken van je e-mailhandtekening heel belangrijk én handig. Maar hoe? Lees hier alle ins & outs over de e-mailhandtekening!

Less is more

Een e-mailhandtekening verschaft informatie aan de ontvanger, hiermee krijg je direct een indruk van de afzender. Het belangrijkste onderdeel van de e-mailhandtekening is de (contact)gegevens die in de handtekening staan. Bij 100% Leiden houden wij voor iedereen hetzelfde aan:

• Naam
• Functie
• Eigen telefoonnummer
• Beschikbaarheid (mocht iemand niet fulltime werken)
• Adresgegevens kantoor
• Telefoonnummer kantoor
• Website URL

Maak het visueel

Naast het informeren van de ontvanger, wil je ook dat de handtekening uitstraalt waar jouw bedrijf voor staat. Hiervoor kun je een beeld gebruiken; Beelden spreken ten slotte veel meer aan dan alleen tekst. Dit is dan ook gelijk de perfecte plek om in iedere e-mail de huisstijl van jullie organisatie/bedrijf naar voren te laten komen. Zo is elke handtekening gelijk herkenbaar voor de ontvanger.

Tip! Hoe leuk ze ook zijn… gebruik geen gif als e-mailhandtekening. Een bewegend beeld is sowieso veel zwaarder om mee te sturen met een e-mail en wordt daarnaast door sommige providers gezien als spam. Het zou jammer zijn als (potentiële) klanten jouw e-mail niet zien omdat deze in de spambox verdwijnt…

Iedereen in het bedrijf houdt hetzelfde aan

Consistentie en eenheid. Dat is belangrijk. Zoals ik eerder al noemde, zorgen we er bij 100% Leiden voor dat iedereen dezelfde informatie en opzet gebruikt in hun e-mailhandtekening. De beste manier hiervoor is door een template te maken, bijvoorbeeld in Word. Zo kan iedereen gemakkelijk per onderdeel hun informatie invullen en dit knippen en plakken in de e-mailhandtekening.

Actueel houden

Naast het communiceren van je contactinformatie in de handtekening, kun je het ook gebruiken om actualiteiten extra onder de aandacht te brengen. Staat een brochure online? Is er binnenkort een evenement? Gebruik het beeld in je e-mailhandtekening!

Tip! Zorg wel dat je regelmatig checkt of de informatie nog up-to-date is.

“Vergeet niet eerst je e-mailhandtekening te testen, want hoe ziet de ontvanger ‘m? En gaat het allemaal goed met de opzet ervan? Testen is dus ‘key’!”